El Real Decreto 723/2026 introduce cambios en la información que las empresas deben entregar a las personas trabajadoras al contratar. La nueva regulación amplía los datos que deben facilitarse por escrito y establece que la información general debe entregarse antes del inicio de la relación laboral.
Por tanto, el cambio no afecta únicamente al contenido de los documentos. También obliga a revisar qué información necesita tener preparada la empresa, cuándo debe entregarla y cómo puede acreditar que lo ha hecho.
Si tienes una empresa y vas a contratar trabajadores, repasamos qué cambia y qué aspectos del proceso de contratación conviene revisar.
¿Qué es el Real Decreto 723/2026?
El Real Decreto 723/2026 desarrolla el artículo 8.5 del Estatuto de los Trabajadores e incorpora parcialmente al Derecho español la Directiva (UE) 2019/1152.
Además, deroga y sustituye al Real Decreto 1659/1998, que regulaba hasta ahora la información que el empresario debía proporcionar al trabajador sobre los elementos esenciales del contrato de trabajo.
Buena parte de estas obligaciones ya existían en nuestro ordenamiento. La nueva regulación incorpora y desarrolla las relativas a información y previsibilidad que faltaban.
¿A quién afecta la nueva normativa laboral?
Con carácter general, el Real Decreto se aplica a las empresas y personas trabajadoras incluidas en el artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores.
Sin embargo, hay un matiz importante: el capítulo II solo se aplica a las relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas.
Las relaciones laborales especiales y el empleo público quedan sujetos a las particularidades establecidas en su normativa específica. La pesca y la gente de mar cuentan, además, con un régimen propio.
¿Qué información debe facilitar la empresa al contratar?
Parte de la información exigida ya estaba presente en la documentación utilizada habitualmente en una contratación.
Entre otros aspectos, debe informarse sobre:
- la identidad de las partes;
- la fecha de comienzo y, en los contratos temporales, su finalización o duración previsible;
- el lugar de trabajo;
- la causa que justifica la temporalidad;
- la categoría o grupo profesional;
- el salario base y cada uno de los complementos;
- el tiempo de trabajo;
- el periodo de prueba;
- y el derecho a la formación proporcionada por la empresa.
En materia salarial, deben aparecer por separado el salario base y cada complemento, su periodicidad y forma de pago, así como el cálculo de los conceptos variables. En cuanto al tiempo de trabajo, la información comprende aspectos como jornada, turnos, horas extraordinarias, vacaciones o distribución irregular.
Pero hay otros datos que hasta ahora no estaban presentes en muchas de las plantillas utilizadas por las empresas y que obligan a revisar la documentación.
Sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones
Una de las novedades es la obligación de informar sobre la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones, incluidas sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento.
Esta obligación se refiere a sistemas que intervengan en decisiones relacionadas con:
- la duración y distribución de la jornada;
- la asignación de tareas;
- los salarios;
- la progresión profesional;
- el lugar de trabajo;
- o la extinción del contrato.
Esto hace necesario conocer qué herramientas utiliza la empresa, especialmente cuando intervienen en cuestiones como turnos, reparto de tareas, desempeño o cribado sin intervención humana.
Igualdad, conciliación, acoso y medidas LGTBI
La información también debe recoger determinados instrumentos existentes en la empresa.
La norma contempla el plan de igualdad y su identificación, la política de conciliación cuando supere el mínimo legal y el protocolo de acoso sexual y por razón de sexo.
Asimismo, cuando se disponga de él, debe informarse del conjunto planificado de medidas y recursos para alcanzar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBI.
Más información sobre el convenio colectivo
También cambia la forma de identificar el convenio aplicable.
Ya no basta con indicar su nombre. La información debe incluir el código del convenio, la fecha de publicación oficial, su periodo de vigencia y, en su caso, su ultraactividad.
Es un cambio pequeño en apariencia, pero implica que esa información debe estar correctamente identificada antes de preparar la documentación.
Mutua, mejoras voluntarias y planes de pensiones
La empresa debe informar igualmente sobre la entidad gestora o colaboradora por contingencia, la colaboración directa, las mejoras voluntarias y los planes y fondos de pensiones.
Son datos que, junto con los anteriores, deberán formar parte de la información facilitada cuando corresponda.
Extinción del contrato, preavisos y posibles cambios
El Real Decreto también amplía la información relativa a la finalización de la relación laboral.
Deben indicarse el procedimiento, los requisitos formales y los plazos de preaviso de ambas partes, o las modalidades utilizadas para determinarlos.
También debe informarse sobre los supuestos en los que podrían modificarse determinadas condiciones relativas a la temporalidad, categoría o grupo profesional, salario y tiempo de trabajo, así como los procedimientos que deberían seguirse.
El cambio importante no es solo qué se entrega, sino cuándo
Este es uno de los puntos que más afecta al funcionamiento habitual de una empresa cuando incorpora a una persona.
La información general debe facilitarse con carácter previo al inicio de la relación laboral.
Es decir, no se trata de preparar la documentación después del alta o durante los primeros días de trabajo. La persona trabajadora debe disponer de ella antes de comenzar.
Esto obliga a revisar el propio circuito de contratación: disponer de la información necesaria, preparar la documentación y dejar constancia de su entrega antes del inicio de la relación laboral.
Además, si posteriormente cambia alguno de los elementos sobre los que existe obligación de informar, la modificación debe comunicarse por escrito lo antes posible y, como máximo, el día en que el cambio surta efecto.
¿Qué ocurre con los trabajadores que ya están contratados?
La nueva regulación no implica tener que enviar automáticamente toda esta documentación a la plantilla actual.
En las relaciones laborales ya vigentes, la obligación de facilitar esta información se activa cuando la persona trabajadora la solicita, siempre que no obre ya en su poder.
La empresa dispone entonces de 30 días hábiles desde la recepción de la solicitud para entregarla.
Hay que distinguir esta situación de las modificaciones que se produzcan posteriormente a la entrada en vigor: estas deben comunicarse sin esperar a que la persona trabajadora las solicite.
¿Cómo se puede entregar la información?
La información puede figurar en el propio contrato escrito o entregarse mediante uno o varios documentos que recojan todos los datos exigidos.
Puede facilitarse en papel o en formato electrónico, siempre que resulte accesible para la persona trabajadora y pueda almacenarla e imprimirla.
Además, en el caso de personas con discapacidad o capacidad intelectual límite, la información debe proporcionarse de forma accesible y comprensible.
La empresa debe poder demostrar que ha entregado la documentación
No basta con preparar la información.
La empresa debe conservar la prueba de su transmisión o recepción. Puede hacerse mediante acuse de recibo, registro de envío o firma, manteniendo además su custodia.
Por eso, la adaptación a la nueva normativa no consiste únicamente en modificar un modelo de contrato.
Hay que revisar también el procedimiento de contratación para que la documentación salga a tiempo y quede registrada su entrega.
¿Y si el trabajador va a prestar servicios fuera de España?
Cuando el trabajo vaya a realizarse normalmente fuera de España, existe información adicional que debe facilitarse.
Entre otros datos, debe indicarse el país o países donde se desarrollará el trabajo, su duración, la moneda en la que se abonará el salario, las retribuciones y compensaciones, los gastos de viaje, dietas y ventajas relacionadas con el desplazamiento y, cuando esté prevista, la repatriación y sus condiciones.
En los desplazamientos a la Unión Europea o al Espacio Económico Europeo se añaden determinadas obligaciones de información sobre retribuciones, reembolso de viaje, alojamiento y manutención, complementos por desplazamiento y el portal web oficial del Estado de acogida.
Esta información adicional debe entregarse antes de la partida al extranjero.
Qué conviene revisar antes de la próxima contratación
El Real Decreto 723/2026 hace necesario revisar tanto la documentación como el circuito que sigue una empresa cuando incorpora a una persona.
En Orejana estamos trabajando sobre tres aspectos concretos:
- La información de la empresa. Herramientas utilizadas, convenio aplicable, mutua y documentación relacionada con igualdad, entre otros datos.
- Los contratos y documentos tipo. Los modelos utilizados hasta ahora deben revisarse para incorporar la información exigida por la nueva regulación.
- El circuito de altas. La documentación debe estar preparada y entregada antes de que la persona comience a trabajar y debe quedar constancia de esa entrega.
No se trata, por tanto, únicamente de añadir nuevos apartados a un documento.
Se trata de que la empresa disponga de la información necesaria, la documentación esté actualizada y el procedimiento permita entregarla en el momento establecido.
Si tienes previsto incorporar trabajadores a tu empresa, desde Orejana podemos revisar contigo la documentación y el procedimiento de contratación para adaptarlos a las nuevas obligaciones de información.