La Inspección de Trabajo puede presentarse en cualquier empresa, con o sin previo aviso. Muchos empresarios no saben cómo actuar en ese momento ni qué documentación presentar, y esa incertidumbre es la que más problemas genera. Conocer el procedimiento y tener la gestión laboral en orden es la mejor defensa posible.
En Orejana te explicamos qué es la ITSS, cuáles son tus derechos como empresa, qué documentación debes tener preparada y cómo prevenir las infracciones más habituales.
Qué es la ITSS y cuándo puede actuar
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) es el organismo público que vigila el cumplimiento de la normativa laboral, de Seguridad Social y de prevención de riesgos en España. Sus actuaciones tienen presunción de certeza respecto a los hechos comprobados directamente por el inspector (art. 53.2 LISOS), lo que desplaza la carga de la prueba a la empresa si quiere rebatirlos.
Una actuación inspectora puede iniciarse de cuatro formas:
- De oficio: por iniciativa propia de la ITSS según su plan anual.
- Por denuncia: a partir de una queja de un trabajador o sindicato. Es anónima y confidencial.
- Por requerimiento documental: solicitud telemática sin visita física.
- Por mandato judicial: en el marco de un procedimiento judicial.
El Plan Estratégico ITSS 2025-2027, publicado en el BOE el 12 de septiembre de 2025, refuerza el control de la temporalidad, el registro horario, la prevención de riesgos y las nuevas formas de fraude vinculadas a la digitalización.
Tus derechos y obligaciones durante la inspección
Como empresa, tienes tanto derechos como obligaciones reconocidos por la Ley 23/2015:
| Derechos | Obligaciones |
| Exigir identificación del inspector antes de iniciar la visita | Permitir el acceso a las instalaciones una vez identificado |
| Ser informado del objeto y procedimiento de la inspección | Facilitar la documentación y registros requeridos |
| Presentar alegaciones y recurrir el acta si no estás de acuerdo | Responder con veracidad y colaborar durante la actuación |
| Solicitar asesoramiento jurídico desde el primer momento | Permitir entrevistas con trabajadores si el inspector lo solicita |
La obstrucción a la labor inspectora es infracción muy grave y puede suponer sanciones de hasta 225.018 euros. El Tribunal Supremo ha confirmado multas de 130.000 euros a empresas que se negaron a identificar a trabajadores durante una visita.
Los errores más habituales que detecta la Inspección de Trabajo
La mayoría de las sanciones no vienen de infracciones complejas. Vienen de fallos cotidianos que se repiten en empresas de todos los tamaños y sectores. Estos son los más frecuentes:
Trabajador que empieza sin estar dado de alta. Es la infracción grave más detectada. Aunque el alta puede comunicarse el mismo día de inicio, la ITSS lo considera incumplimiento si el trabajador ya está prestando servicios en el momento del alta. La solución es tramitarla siempre antes.
Registros horarios que no cuadran con las nóminas. Si el sistema de fichaje refleja más horas de las que aparecen retribuidas, el inspector detecta la discrepancia de inmediato. Puede derivar en una doble infracción: por registro y por impago de horas extraordinarias.
Contratos temporales usados para cubrir puestos estructurales. Desde la reforma laboral de 2021, el margen para la contratación temporal se ha reducido significativamente. La ITSS revisa con especial atención que los contratos eventuales o de obra respondan a una causa real y documentada.
Formación en prevención de riesgos no acreditada. No basta con haber dado la formación: hay que tener el justificante firmado por el trabajador. Sin ese documento, el inspector lo trata como si la formación no se hubiera impartido.
Falta de coherencia entre la documentación. Contratos, nóminas, registros horarios y altas en Seguridad Social deben contar la misma historia. Cualquier dato que no encaje entre sí es una señal de alerta que el inspector no va a pasar por alto.
Documentación que debes tener siempre en regla
Tener la documentación laboral organizada y accesible es clave. El inspector puede solicitarla en el acto, y no disponer de ella puede generar sanciones independientes del fondo del asunto. Estos son los documentos esenciales:
- Contratos de trabajo firmados y con categoría, jornada y retribución coherentes con la práctica real.
- Nóminas y justificantes de pago acordes al contrato y al convenio colectivo.
- Altas en la Seguridad Social cursadas antes del inicio de la actividad. La ITSS interpreta que deben tramitarse antes de que el trabajador empiece, no el mismo día.
- Registro horario con hora de entrada, salida y pausas, conservado durante cuatro años (art. 34.9 ET). En 2026 las inspecciones verifican especialmente la trazabilidad digital y que los registros no puedan modificarse sin dejar rastro.
- Protocolo de acoso obligatorio para todas las empresas sin excepción de tamaño.
- Plan de igualdad y protocolo LGTBI (Ley 4/2023) obligatorios para empresas con más de 50 trabajadores.
- Documentación de prevención de riesgos laborales: evaluación de riesgos, planificación preventiva y formación a los trabajadores.
Toda la documentación debe ser coherente entre sí: los registros horarios deben coincidir con los contratos y las nóminas. Cualquier discrepancia es la primera señal que busca el inspector.
Las comunicaciones con la Seguridad Social: no las ignores
Desde la Orden ISM/903/2020, las empresas incorporadas al Sistema RED están obligadas a recibir todas las notificaciones a través de la SEDESS (sede.seg-social.gob.es). La Seguridad Social envía un aviso al correo registrado, pero si no se accede en 10 días naturales, la notificación se considera realizada y el plazo para alegaciones empieza a correr aunque no hayas leído el contenido.
El error más habitual es no revisar periódicamente la SEDESS o tener el correo de aviso desactualizado. Delegar esta gestión en tu asesoría laboral o en un autorizado RED elimina ese riesgo.
Cuantías de las sanciones según la LISOS
| Tipo | Cuantía | Ejemplos |
| Leve | 70 € – 750 € | Defectos formales en documentación, falta de información al trabajador |
| Grave | 751 € – 7.500 € | Sin registro horario, contratos en fraude de ley, trabajador sin alta en SS |
| Muy grave | 7.501 € – 225.018 € | Obstrucción al inspector, falsedad de datos a la Seguridad Social |
Las cuantías son por infracción y pueden incrementarse según el número de trabajadores afectados, la intencionalidad o la reincidencia (art. 39 LISOS). Las infracciones leves prescriben al año, las graves a los tres años y las muy graves a los cinco.
Orejana: tu respaldo ante cualquier actuación inspectora
En Orejana, asesoría laboral en Segovia, sabemos que la normativa laboral cambia, los criterios de la Inspección se endurecen y los plazos no esperan.
Tenernos de tu lado para gestionar tus obligaciones de forma continua no es un gasto: es lo que marca la diferencia entre una inspección sin consecuencias y un procedimiento sancionador evitable.
Contacta con nosotros y revisamos juntos el estado de tu gestión laboral antes de que llegue la inspección.
Preguntas frecuentes sobre la Inspección de Trabajo
¿Puede la Inspección de Trabajo entrar sin avisar?
Sí. La ITSS puede personarse en cualquier centro de trabajo sin previo aviso. También puede actuar con notificación previa o mediante requerimiento documental telemático sin visita física.
¿Qué es la ITSS?
La Inspección de Trabajo y Seguridad Social es el organismo público que vigila el cumplimiento de la normativa laboral, de Seguridad Social y de prevención de riesgos en España. Sus actuaciones están reguladas por la Ley 23/2015.
¿Qué ocurre si no tengo el registro horario en regla?
Se encuadra como infracción grave (751-7.500 euros). Si los registros no concuerdan con las nóminas, el inspector puede regularizar cotizaciones a la Seguridad Social de hasta cuatro años atrás.
¿Qué es una denuncia a la Inspección de Trabajo?
Es una comunicación formal de un trabajador o sindicato ante la ITSS para reportar un incumplimiento laboral. Es confidencial: la empresa no conoce la identidad del denunciante.
¿Puedo recurrir un acta de infracción?
Sí. Tras el acta tienes plazo para presentar alegaciones. Si la resolución es desfavorable, puedes interponer recurso administrativo y posteriormente contencioso-administrativo. La presunción de certeza solo afecta a los hechos comprobados directamente, no a las valoraciones jurídicas del inspector.
¿Cuánto tiempo puede durar una inspección de trabajo?
No hay un plazo máximo fijo para el conjunto de la actuación inspectora. Una visita puntual puede resolverse en horas, pero si el inspector emite un requerimiento de documentación o inicia un expediente sancionador, el procedimiento puede prolongarse semanas o meses. Los plazos de prescripción de las infracciones (1, 3 o 5 años según la gravedad) delimitan el período sobre el que puede actuar la Inspección.
¿Puede la Inspección de Trabajo sancionar por hechos ocurridos antes de la visita?
Sí. La ITSS puede revisar documentación de hasta cuatro años atrás en el caso del registro horario (art. 34.9 ET), y las cuotas de Seguridad Social pueden regularizarse dentro del plazo de prescripción. Una inspección actual puede generar sanciones y liquidaciones por incumplimientos pasados que la empresa considera ya cerrados.