Cada otoño, la paga extra de Navidad genera las mismas dudas en las empresas: cuándo hay que pagarla, qué periodo se computa para calcularla y si se puede prorratear. La respuesta casi nunca está en la ley, sino en el convenio colectivo, y por eso conviene revisarlo antes de que llegue el mes de pago.
En Orejana, asesoría laboral en Segovia, ayudamos a las empresas de la provincia a preparar sus nóminas de diciembre sin sobresaltos. En esta guía te explicamos qué dice el Estatuto de los Trabajadores, cuándo se paga, cómo se calcula el devengo con un ejemplo y qué implica prorratearla.
¿Qué dice la ley sobre las pagas extra?
El artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores reconoce al trabajador dos gratificaciones extraordinarias al año: una con ocasión de las fiestas de Navidad y otra en el mes que fije el convenio colectivo o un acuerdo entre la empresa y los representantes legales de los trabajadores. La cuantía también se fija por convenio.
La ley no dice cuánto ni en qué día exacto: lo remite al convenio. Por eso, dos empresas de la misma provincia pueden pagar la paga de Navidad en fechas y con cuantías distintas.
¿Cuándo se paga la paga extra de Navidad?
El Estatuto solo la vincula a las fiestas de Navidad: la fecha concreta la fija el convenio o el acuerdo de empresa, y lo habitual es abonarla en diciembre. Como ejemplo, el convenio de la industria siderometalúrgica de Segovia establece que las dos pagas, la de julio y la de Navidad, se abonen en la primera quincena de julio y de diciembre. Si tu actividad es otra, consulta la fecha en tu convenio.
Cómo se calcula la paga extra: devengo y proporción
La paga extra se va generando día a día, aunque se cobre en una fecha concreta. A ese periodo se le llama devengo, y lo fija el convenio. Lo más habitual es el devengo semestral: la paga de Navidad se genera entre el 1 de julio y el 31 de diciembre.
Para calcular la parte proporcional se divide el importe de la paga entre los días del periodo de devengo y se multiplica por los días trabajados. Un ejemplo ilustrativo:
- Paga de Navidad de 1.800 euros con devengo semestral de 184 días (del 1 de julio al 31 de diciembre).
- Trabajador que ha prestado servicios durante 124 días de ese periodo.
- Cálculo: 1.800 ÷ 184 × 124 = 1.213,04 euros.
Esta proporción es la que se aplica a quien se incorpora o deja la empresa durante el semestre. Si un trabajador se va antes de diciembre, esa parte devengada se incluye en su liquidación, algo que explicamos en nuestra guía sobre cómo calcular el finiquito. Cómo computan las bajas por incapacidad temporal o las reducciones de jornada en el devengo depende de lo que diga el convenio.
¿Se puede prorratear la paga extra en las doce mensualidades?
Solo si lo prevé el convenio. El segundo párrafo del artículo 31 dice que podrá acordarse en convenio colectivo que las gratificaciones extraordinarias se prorrateen en las doce mensualidades. Si tu convenio no lo recoge, no es una decisión que la empresa pueda adoptar por su cuenta.
Un ejemplo ilustrativo con prorrateo:
- Salario base de 1.800 euros al mes y dos pagas extra de 1.800 euros cada una: 3.600 euros al año en pagas.
- Prorrata mensual: 3.600 ÷ 12 = 300 euros.
- Importe mensual con las pagas prorrateadas: 2.100 euros.
Con el prorrateo, el importe de la nómina es el mismo todos los meses y no hay una nómina de diciembre más alta. Conviene que la nómina lo refleje con un concepto propio, como “prorrata de pagas extraordinarias”, para que el trabajador vea claramente qué cobra y por qué.
Qué implica para la nómina: cotización y retención
Las pagas extraordinarias forman parte del salario, así que cotizan y tributan como el resto de retribuciones. Si no están prorrateadas, el mes en que se pagan aumentan el importe de la nómina, la base de cotización de ese mes y la retención del IRPF. Si están prorrateadas, el importe se reparte de forma uniforme a lo largo del año. Conviene revisar esos meses para evitar descuadres.
Qué debe revisar tu empresa antes de diciembre
- Qué dice tu convenio sobre la fecha de pago, la cuantía, el periodo de devengo y el prorrateo.
- Las altas y bajas del semestre, para calcular bien la parte proporcional de cada trabajador.
- Cómo computan en el devengo las bajas por incapacidad temporal y las reducciones de jornada, según tu convenio.
- La tesorería: la paga de Navidad concentra un pago extraordinario en diciembre y conviene provisionarla con tiempo.
Orejana: tu asesoría laboral en Segovia para preparar las pagas extra de tu empresa
Calcular una paga extra parece sencillo hasta que hay altas, bajas, cambios de jornada o un convenio con reglas propias de devengo y prorrateo. En Orejana, asesoría laboral en Segovia, revisamos contigo lo que dice tu convenio y preparamos las nóminas de diciembre con margen, para que la paga de Navidad no sea una sorpresa ni para la empresa ni para la plantilla.
Contacta con nosotros y revisamos juntos cómo debe calcular y pagar tu empresa la paga extra de Navidad.